谈谈如何避免加班的3种方法

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今天分享几个如何提高自己工作效率的方法,以此来减少日常工作的加班情况。

写本文起初来源是有同事在团队的内部分享会提到了工作优先级分为四象限图四种情况,分别是紧急重要,重要不紧急,紧急不重要,不重要不紧急四个象限,大意是通过让重要不紧急的事情也变得紧急起来,以此来进行时间管理。

但是这里有一个问题是,每天都有各种微信,玎玎,企业QQ,邮件等各种信息过来,如何能区分消息是重要还是紧急的?明明一个事情已经紧急了,能否安安静静的做重要的事儿。

所以就此我提供一些我的思考看法。

首先我们要明确的一件事是互联网的特质是 永远在线,随时干扰;信息溢出,思考变浅。

这导致我们工作面临以下挑战:

重要或紧急的事儿搅在一起,很难区分工作优先级

工作很容易被打扰,来回切换频次变多,效率变低

琐碎时间变多,复杂重要的工作需要整块时间处理,白天干扰太多,就是晚上才能处理,从而变相导致加班现象

为此我提供了下面三种工作方式,提高我们效率,降低加班频率:

  1. 合理拒绝,主动降低被打扰次数
  2. 利用好空余时间,确定好不同时间使用场景
  3. 适当拆分大任务,减少对大块时间占用

合理拒绝,整合场景

安排好自己的时间计划,既然我们不能保证不使用微信,不能保证一直不回复客户的问题,那我们就尽量降低打扰的时间和频次。

比如我们可以关掉手机电脑通知消息,2个小时定期检查一下微信,企业QQ等以此来批量处理客户的问题,批量回复同事的需求,这样一开始客户或者同事不太能理解,但是通过一些沟通,久而久之就能理解你的方式。知道你不是不回复,而是会定期处理,以后和你工作沟通的时候也会尽量合并多次沟通的方式。

通过这种合理拒绝的方式,我们可以把要做的事儿进行批量处理,整合到不同场景,每天的整块时间就会多一些,而不是都是零零碎碎的。

当然在真正重要紧急的事情上面,相信客户或者同事会采取电话沟通的方式来「打断」你。

然而这样的电话打断又有多少次呢?估计一天不会超过5次吧。

相信这样的工作方式肯定可以提高我们工作效率,降低加班频率和时间吧?


选择场景,利用琐碎时间

利用琐碎时间这个相信大家都知道,正如有句话大家都听过:

道理都懂,却依然过不好这一生

我觉得主要原因还是自己没有真正深层次落实下来。

我们可以打开微信-电池-电池用量,可以看到微信那一栏自己最近24小时,一周花了多少时间在微信上面,当然这里可以是其他APP,只要能表示你的时间消耗时间的情况就可以。

我们都在说时间不够用,但是微信(抖音)时长使用的时间为啥那么久,据说一项报告显示,我们有平均2.5小时花在这上面。

我们习惯性在中午排队吃饭、等地铁,公交车,最简单刺激的事儿,就是掏出微信刷个微信朋友圈,微博,推特,V2ex,或者抖音啥的。(上面举例的大多是我以前的一些做法)。

如果我们能够提前设置好一个规则在把时间固定在空闲5,10,30分钟的场景下该做啥,这样在固定的时间场景下面就可以有目的去做事儿,回客户邮件,构思PPT思路。

这些时间利用好了,我们是不是可以做更多有价值的事儿?是不是可以做更多正相关的事?是不是可以减少加班呢?


合理拆分大任务

有了上面处理方式,在很多情况下,我们还是会有很多加班,比如说我这个PPT就是要花4个小时才能出来,不加班我怎么可能有这么固定的时间来做呢?

这里面我可以适当进行拆分,比如分为构思、准备素材、讨论,书写。

早上是否可以利用上班路上思考下在手机上记下一个思路,中午吃饭的时候和同事简单讨论下看是否可行,下午开始落实下来,而不是一开始等到下午再来处理,下来来处理的时候发现自己没有太多思路,有思路也不知道可行与否。到时候在网上东逛逛,西看看,不知不觉几个小时就过了,然后工作还没有任何推进。

我想上面情况是大家经常遇到的吧,合理的拆分任务可以让你更高效,更快完成个人工作,心安理得的准时下班。


写在最后

上面简单介绍了三种方法,来避免我们加班,知道这三种方法,还是不一定保证我们不加班,但是至少可以让我们可以更加科学应对工作。避免花了很多时间耗在工作上面,但是产出却很低的情况。

本文主要是一些简单思考和践行方式,大家可以试试或者提出更有建设性的意见欢迎提出来,我第一时间会放到留言区。

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